In questa guida
1. Un numero di telefono è un dato personale
Lo studio deve sapere perché raccoglie il dato, chi vi accede e per quanto tempo lo conserva.
2. Il gruppo non è sempre la soluzione
Un gruppo espone i numeri, mescola avvisi e discussioni, rende difficile distinguere una segnalazione da un commento. Per i guasti è spesso preferibile un canale individuale.
3. Evitare dati delicati nelle chat collettive
Morosità, certificazioni mediche, controversie personali, immagini dell'interno di abitazioni e documenti di identità richiedono prudenza particolare.
4. Separare conversazione e pratica
La chat è ottima per iniziare. È debole come archivio operativo. Una gestione più ordinata prevede identificazione, categoria, numero di riferimento, responsabile, aggiornamenti mirati e storico.
5. Informare con parole comprensibili
Nel flusso WhatsApp è utile indicare chi tratta i dati, per quale finalità, dove leggere l'informativa completa e come esercitare i diritti.
6. Gestire dispositivi e accessi
Servono account nominativi, permessi, autenticazione, revoca degli accessi e una procedura quando una persona lascia lo studio.
7. Stabilire tempi di conservazione
Conservare tutto per sempre può creare problemi. Lo studio dovrebbe distinguere messaggi necessari, documenti con obblighi di conservazione, comunicazioni transitorie e contenuti da cancellare.
La regola più importante
La privacy serve a fare in modo che la comunicazione arrivi alla persona giusta, per lo scopo giusto e senza esporre dati inutili.
Domande frequenti
Fonti e approfondimenti
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