Gestione fornitori condominio: 7 passaggi dal guasto alla chiusura

1. Avere un albo aggiornato dei fornitori

Lo studio dovrebbe mantenere un elenco organizzato per categoria, con contatti verificati, zona di intervento, referenze e condizioni concordate.

2. Selezionare in base a criteri dichiarati

La scelta dovrebbe considerare competenza, disponibilità, tempi di intervento, costi, affidabilità storica e capacità di documentare il lavoro svolto.

3. Comunicare l'incarico con le informazioni necessarie

Il fornitore deve ricevere: condominio e indirizzo, posizione del guasto, descrizione e urgenza, accessi necessari, contatti e limiti dell'incarico.

4. Ottenere accettazione e programmazione

Il fornitore dovrebbe indicare: accettato o rifiutato, data prevista, fascia oraria, necessità di accesso e eventuali informazioni mancanti.

5. Documentare l'intervento

Dopo il lavoro servono: attività eseguita, causa rilevata, materiali o ricambi, eventuale messa in sicurezza, lavori ulteriori necessari e foto prima e dopo.

6. Verificare prima di chiudere

Lo studio deve distinguere: sopralluogo effettuato, guasto temporaneamente contenuto, preventivo richiesto, intervento completato, verifica finale necessaria.

7. Valutare lo storico

I KPI utili comprendono tempo di accettazione, tempo di intervento, percentuale di riapertura, completezza della documentazione e rispetto degli SLA concordati.

Il problema delle app per fornitori

Molti tecnici lavorano con decine di clienti. Imporre un'app, credenziali e una procedura diversa per ogni amministratore crea resistenza. Un accesso tramite link sicuro e temporaneo riduce l'attrito.