Digitalizzare uno studio di amministrazione condominiale in 30 giorni

Giorni 1-3: fotografare il lavoro reale

Raccogli per tre giorni: numero di telefonate, email e messaggi, vocali da ascoltare, canali usati, persone coinvolte, passaggi per attivare un fornitore, richieste senza risposta.

Giorni 4-5: scegliere il perimetro

Definisci un perimetro verificabile: dieci condomìni, due operatori, guasti e richieste informative, tre fornitori, WhatsApp come canale, esclusione iniziale di controversie.

Giorni 6-8: definire categorie e priorità

Poche categorie: acqua e scarichi, elettricità, ascensore, riscaldamento, pulizia, accessi e sicurezza, documenti, altro. Tre priorità: urgente, alta, ordinaria.

Giorni 9-12: pulire le anagrafiche

Verifica nome, indirizzo, scale, unità, nominativi, numeri, email, ruolo, fornitori, duplicati e dati obsoleti.

Giorni 13-15: scrivere le risposte standard

Prepara testi brevi per conferma di ricezione, richiesta informazioni mancanti, presa in carico, incarico al fornitore, appuntamento, ritardo, chiusura.

Giorni 16-18: configurare il flusso fornitore

Definisci chi seleziona, quali dati riceve, come accetta, quali aggiornamenti sono obbligatori, come allega documentazione, chi verifica la chiusura.

Giorni 19-21: formare il team sui casi reali

Usa richieste vere anonimizzate: vocale confuso, foto senza descrizione, segnalazione duplicata, urgenza reale, falso urgente.

Giorni 22-25: avviare su un gruppo controllato

Comunica ai condòmini il numero da usare, quali richieste inviare, che cosa accade dopo il messaggio, come segnalare un'emergenza.

Giorni 26-28: misurare

Confronta: richieste ricevute, percentuale con dati completi, tempo di prima risposta, ticket senza aggiornamenti, richiami, tempo di chiusura, casi riaperti.

Giorni 29-30: decidere che cosa estendere

Riunisci il team: che cosa è diminuito, che cosa è più chiaro, dove il sistema ha creato attrito, quali condomìni aggiungere. Estendi solo ciò che funziona.

Il risultato dei 30 giorni

Non avrai digitalizzato ogni processo dello studio. Avrai qualcosa di più utile: un flusso funzionante, dati iniziali e una squadra che sa come migliorarlo.